Diagnostic des processus Achats/ Engagement des dépenses

La Direction financière a souhaité initier un diagnostic approfondi des processus Achats et Engagement de dépenses concernant trois principaux périmètres : les frais généraux et prestations externes, les dépenses informatiques, ainsi que les achats de matériels stockés. L’objectif était de gagner en transparence et en maîtrise sur ces dépenses significatives, en identifiant les flux et les points d’amélioration. Ce diagnostic devait aussi servir de fondement pour moderniser les processus en tenant compte des besoins opérationnels et financiers, tout en s’alignant avec la stratégie globale de l’entreprise. La mission s’inscrit dans une volonté d’optimisation des coûts et de sécurisation des procédures d’engagement.

La démarche a débuté par la cartographie détaillée des flux d’achats actuel, visant à recenser les typologies d’achats, les intervenants et les documents utilisés, ainsi que les interactions entre services. Cette cartographie s’est appuyée sur l’analyse des données historiques des dépenses et les entretiens avec les équipes finance et achats afin d’identifier les pratiques existantes et les dysfonctionnements. Ensuite, a été définie une cible de processus achats optimisés, intégrant des étapes claires pour améliorer la traçabilité et la validation des engagements. Parallèlement, la mission a accompagné le choix de l’outil Procure to Pay (P2P) adapté aux besoins identifiés. Enfin, des recommandations opérationnelles et stratégiques ont été formulées, avec un plan d’actions pour assurer la mise en œuvre progressive.